Was das Programm kann.

Der Bildschirm

Alles an einem Ort

Über mehrere Ebenen

Die Post geht ihren Weg durchs ganze Haus

Die Dienststellenleitung verteilt an die Fachbereiche, die Fachbereiche an ihre Sachgebiete – in derselben Anwendung und aus einer Konfiguration. Jede Ebene sieht dabei nur ihren eigenen Posteingang.

• Der Aufbau Ihres Hauses als Baum. Einmal angelegt, gemeinsam für alle Arbeitsplätze – beliebig tief.
• Eine Angabe je Arbeitsplatz: auf welcher Stelle er sitzt. Posteingang und Verteilknöpfe leiten sich daraus ab – weniger Einrichtung als vorher, nicht mehr.
• Ein Ordner, zwei Rollen. Der Ordner einer Stelle ist für die Ebene darüber das Verteilziel und für die Stelle selbst der Posteingang. Verteilte Post liegt beim Empfänger ohne weiteres Zutun bereit.
• Ein Vorgang über alle Ebenen. Jedes Schreiben trägt eine Vorgangskennung, die mitwandert. Auch nach drei Ebenen ist der Weg lückenlos nachvollziehbar.
• Jede Ebene pflegt ihre eigene Untergliederung – ohne Anruf bei der IT und ohne einen anderen Fachbereich verändern zu können. Mehrere können gleichzeitig arbeiten: Beim Speichern wird zusammengeführt, nicht überschrieben.

Verteilen

An mehrere Stellen, mit Auflage und Frist

• Mehrere Empfänger auf einmal. Stellen anhaken, verteilen – jede bekommt ein eigenes Exemplar. Kein Weiterleiten von Hand, kein zweiter Scan.
• Federführend oder nur zur Kenntnis. Je Empfänger festzulegen. Jeder sieht auch, wer sonst noch beteiligt ist – und ruft dort an, statt dasselbe Schreiben zweimal zu beantworten.
• Eine Auflage im Klartext. „Bitte um Rücksprache vor Beantwortung“ steht beim Empfänger über der Seite, in der Benachrichtigung und als Beilage neben der Datei.
• Eine Frist als Angabe – nicht als Überwachung. Sie steht in der Nachricht und beim Empfänger; die Anwendung mahnt nicht und erinnert nicht.
• E-Mail je Stelle, über Ihren eigenen Mailserver im Hausnetz. Keine Cloud, kein Postfach beim Hersteller. Der Versand hält nie eine Verteilung auf: Antwortet der Server nicht, ist die Post trotzdem verteilt.
• Alles oder nichts. Vor dem ersten Exemplar werden alle Zielordner geprüft. Scheitert eines, wird das Angelegte entfernt und das Schreiben bleibt im Eingang – Post in zwei von drei Ordnern fände niemand wieder.

Im Einzelnen

Sichten, verteilen, zurücknehmen

• Sichtvermerk mit Name und Zeitpunkt. Er liegt auf dem Server und gilt für alle Arbeitsplätze – je Stelle geführt, sodass die zweite Sichtung nicht ausfällt, nur weil eine Ebene darüber schon gesichtet hat.
• Zurücknehmen ist möglich – aber nur der eigene Vermerk. Fremde Vermerke lassen sich nicht entfernen.
• Aufgabe je Arbeitsplatz. Nur sichten, oder sichten und verteilen. Wer nicht verteilen soll, sieht die Knöpfe nicht.
• Stellen selbst verwalten. Fachbereiche und Sachgebiete kommen und gehen; das erledigt jede Ebene für ihren Bereich ohne uns.
• Rückgängig. Ein versehentlich verteiltes Schreiben lässt sich zurückholen – samt aller Exemplare und Beilagen. Bereits versendete Benachrichtigungen kommen allerdings nicht mit zurück; deshalb fragt die Anwendung vorher.
• Protokoll. Jeder Schritt wird festgehalten: wer wann was gesehen und wohin gegeben hat. Angehängt, nie überschrieben – zwei Arbeitsplätze können sich nicht gegenseitig löschen.
• Tastaturbedienung. Leertaste sichten, Ziffern anhaken, Eingabetaste verteilen. Wer täglich sechzig Schreiben sichtet, will nicht klicken.

Einstellungen

Die Stelle entscheidet wohin, die Aufgabe ob

Zwei Angaben je Arbeitsplatz – mehr braucht es nicht. Die Stelle bestimmt, welchen Posteingang er sieht und wohin er verteilen darf. Die Aufgabe bestimmt, ob er überhaupt verteilen darf: Dienststellenleitung und Büroleitung sitzen oft auf derselben Stelle, aber nur eine von beiden verteilt.

Einstellungen

Verteilen

Stellen