Der Geschäftsverteilungsplan legt fest, welche Organisationseinheit einer Behörde für welche Aufgabe zuständig ist. Er ergänzt die Geschäftsordnung und ist Grundlage für Vertretungsregelungen, Zeichnungsbefugnisse und die Aktenführung.
In den meisten Verwaltungen ist er ein Textdokument. Damit beginnt das Problem: Die Zuständigkeit wird für jede Aufgabe einzeln ausgeschrieben, und jede Umorganisation zwingt zur Durchsicht des gesamten Dokuments. Der Plan ist am Tag der Unterschrift korrekt und danach zunehmend nicht mehr.
Ordivis Platform dreht das um: Die Zuständigkeit wird nicht geschrieben, sondern abgeleitet – aus einer Zuordnung Produkt zu Organisationseinheit und aus Ihrer gepflegten Aufbauorganisation.
Die Federführung – das A in der RACI-Systematik – kommt aus genau einer Zuordnung: Produkt zu Organisationseinheit. Daraus folgt die Zuständigkeit für alle Prozesse dieses Produkts. Ein ausdrücklicher Eintrag am einzelnen Prozess sticht diese Ableitung; die Ausnahme bleibt möglich, ohne dass sie zur Regel wird.
Mitwirkung (R), Beratung (C) und Information (I) erben umgekehrt nach unten und lassen sich auf Produkt-, Fachaufgaben- oder Prozessebene zuweisen. Wer eine Beratungspflicht für ein ganzes Produkt festlegt, muss sie nicht an jedem Prozess wiederholen.
In Liste, Detail und PDF ist erkennbar, woher eine Angabe stammt:
| Herkunft | Bedeutung |
|---|---|
| ausdrücklich | am Prozess gepflegt – sticht jede Ableitung |
| vom Produkt | aus der Zuordnung Produkt → Organisationseinheit |
| von der Produktgruppe | eine Ebene höher im Produktplan zugeordnet |
| von der übergeordneten Einheit | über die Hierarchie der Aufbauorganisation |
| von der Fachaufgabe | für Mitwirkung, Beratung und Information |
| fehlt | keine Zuständigkeit auffindbar – steht im Prüfbericht |
Der Grund für diese Sichtbarkeit ist einfach: Ein geerbter Eintrag darf nicht aussehen wie ein bestätigter. Sonst prüft ihn niemand mehr – und ein Plan, in dem alles gleich sicher aussieht, ist gefährlicher als einer mit sichtbaren Lücken.
Einheiten, Stellen mit Stellenzeichen, Besetzungen mit Anteil und Vertretung, Beauftragtenfunktionen. Vorhandenes lässt sich per CSV einspielen.
Eine Startbelegung wertet den Ämtervorschlag des Prozesskatalogs aus und legt Zuordnungen an, wo es eine gleichnamige Einheit gibt – als Vorschlag gekennzeichnet, bis Sie ihn bestätigen.
Prozesse ohne Federführung, doppelte Federführung, Produkte ohne Einheit, Einheiten ohne Leitung, verwaiste Zuordnungen – alles vor dem Erlass, nicht danach.
Datenstand, PDF und SHA-256-Prüfsumme mit Ausgabedatum und Ersteller. Die Stichtagsabfrage liest die Fassung, statt den Stand zu rekonstruieren.
Was hat sich zwischen zwei Ständen geändert? Die Antwort ist eine Abfrage, keine Textdiff-Übung in Word.
Das Organigramm zeigt die Struktur – welche Einheit unter welcher hängt. Der Geschäftsverteilungsplan verteilt die Aufgaben auf diese Struktur. Ordivis Platform erzeugt beides aus denselben Daten, weshalb sie nicht auseinanderlaufen können.
Nein. Verbindlich wird er durch den Erlass durch Ihre Behördenleitung. Die Software liefert die Grundlage, dokumentiert den Datenstand und macht die Fassung zitierfähig – der Erlass bleibt Ihr Verwaltungsakt.
Sie hängen Einheiten um und ordnen Produkte neu zu. Der Plan folgt. Was zuvor hunderte Einzelpflegen waren, ist damit eine Handvoll Änderungen am Organigramm.
Ja. Der Plan lässt sich um freie Einträge je Organisationseinheit ergänzen – für das, was kein Katalogprodukt abbildet. Diese Einträge sind als Nachpflege gekennzeichnet und gehen bei einer Neuerzeugung nicht verloren.