Seit der Doppik plant und steuert die Verwaltung über Produkte. Die Arbeit selbst folgt Prozessen – mit Auslöser, Schritten, Ergebnis und Rechtsgrundlage. Der Geschäftsverteilungsplan soll beide Welten verbinden und ist in der Praxis am Tag der Unterschrift veraltet. Ordivis Platform legt Produktplan, Prozesskatalog und Ihre Aufbauorganisation in ein System – und leitet den Geschäftsverteilungsplan daraus ab.
Die Verwaltung führt ihr Leistungsspektrum im Produktplan und ihre Zuständigkeiten im Geschäftsverteilungsplan. Was sie tut, steht in keinem von beiden.
Der Produktplan beantwortet, wofür Geld ausgegeben wird – er ist ein Instrument der Haushaltssteuerung und war nie dafür gedacht, Arbeit zu beschreiben. Der Geschäftsverteilungsplan beantwortet, wer zuständig ist; er entsteht als Textdokument, wird als Anlage zur Geschäftsordnung erlassen und altert ab der ersten Umorganisation. Und der Prozess – das, was tatsächlich abläuft – ist im besten Fall in einem dritten Werkzeug erfasst, das mit keinem der beiden verbunden ist.
Die Folgen sind bekannt: Zuständigkeiten, die niemand mehr belegen kann. Onboarding, das aus Zurufen besteht. Vertretungsregelungen, die im Krankheitsfall nicht auffindbar sind. Und bei jeder Umorganisation dieselbe Handarbeit, weil die Zuständigkeit hunderte Male einzeln gepflegt wurde statt einmal.
Kein Einführungsprojekt, kein Excel-Import, keine externe Beratung, um überhaupt anzufangen. Der kommunale Produktplan und der Prozesskatalog sind ausgeliefert und ab dem ersten Start durchsuchbar.
| Was | Umfang | Bemerkung |
|---|---|---|
| Hauptbereiche | 6 | oberste Gliederung des kommunalen Produktplans |
| Produktbereiche | 16 | 13 davon tragen Prozesse |
| Produktgruppen | 41 | |
| Produkte | 148 | die Ebene, auf der die Federführung zugeordnet wird |
| Fachaufgaben | 462 | Bindeglied zwischen Produkt und Prozess |
| Verwaltungsprozesse | 5.019 | 4.518 Kern-, 445 Unterstützungs-, 56 Managementprozesse |
| mit Rechtsgrundlage | 5.019 | jeder Prozess nennt seine Norm |
| mit LeiKa-Bezug | 4.389 | Verknüpfung zum Leistungskatalog der Verwaltung |
| Verwaltungsebenen | 3 | Gemeinde/Stadt (1.718), Kommunalverband (2.925), Land (376) |
Das ist der Punkt, an dem die beiden Ordnungen zusammenfinden: Es gibt keinen Prozess im Katalog, der ins Leere zeigt. Umgekehrt gilt das nicht – 13 der 16 Produktbereiche tragen Prozesse; Sportförderung, Wirtschaft und Tourismus sowie Zentrale Finanzleistungen sind im Prozesskatalog nicht abgedeckt. Wir schreiben das hin, weil es stimmt.
Der Katalog ist eine Referenz und erzeugt keine Konfigurationselemente. Erst die Übernahme legt einen Geschäftsprozess in Ihrem Bestand an – für die Prozesse, die Ihre Verwaltung wirklich ausführt. Die Übernahme ist wiederholbar, zeigt vorher eine Vorschau und legt nichts doppelt an.
Der Grund ist praktischer Natur: 5.019 Prozesse als Datensatz wären 5.019 Nummern, Audit-Zeilen und Suchtreffer für Material, das eine einzelne Kommune zu einem erheblichen Teil nie ausführt. Ein Katalog, der die Suche unbrauchbar macht, hilft niemandem.
Drei Bänder – Management, Kern, Unterstützung – mit Kacheln und Anzahl, per Klick bis zur Prozessliste. Gefiltert wird nach Verwaltungsebene und Prozessart; die Ebene ist auf Gemeinde/Stadt vorbelegt, denn ohne Filter wären es 5.019 Prozesse und damit keine Landkarte.
Quelle: Material der KGSt (Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement), lizenziert unter CC BY 3.0 DE. Der Quellenvermerk erscheint im Produkt überall dort, wo Katalogdaten sichtbar werden.
Nicht ein Organigramm zum Anschauen, sondern die Struktur, auf die sich der Geschäftsverteilungsplan stützt.
Dezernate, Fachbereiche, Ämter, Fachgebiete, Stabsstellen und Eigenbetriebe – anlegen, ändern, umhängen, löschen. Beim Umhängen verhindert eine Ringprüfung kopfstehende Bäume; gelöscht wird nur, was nichts mehr trägt.
Mit Stellenzeichen, wie es im GVP erscheint, und Stellenumfang in Vollzeitäquivalenten. Genau eine Stelle je Einheit ist die Leitung – als Stelle, nicht als Personenfeld.
Mit Anteil und Gültigkeit. Zwei Personen zu je 50 % sind zwei Besetzungen; die Summe darf 100 % nicht überschreiten. Vertretungen zählen nicht mit – sie greifen bei Abwesenheit.
Informationssicherheits-, Datenschutz-, Brandschutz-, Gleichstellungsbeauftragte – mit Wahrnehmung und Vertretung in einem Eintrag. Ausdrücklich getrennt von Softwareberechtigungen und Krisenstabsrollen.
Aus denselben Daten gezeichnet, als PNG exportierbar für Handbuch, Aushang und Bericht. Kein zweiter Pflegeort, der auseinanderläuft.
Eine flache Tabelle, eine Zeile je Stelle – die Form, in der eine Verwaltung ihre Organisation ohnehin führt. Der Export ist zugleich die Importvorlage: herunterladen, in Excel ergänzen, zurückspielen.
Ein Personenverweis am Datensatz kann nicht abbilden, was in der Verwaltung Alltag ist: eine vakante, eine geteilte oder eine vertretene Leitung. Die Leitung ist deshalb eine Stelle mit Kennzeichen, und wer sie innehat, ist eine Besetzung mit Anteil und Zeitraum. Der Wechsel in der Amtsleitung ändert die Besetzung – nicht den Geschäftsverteilungsplan.
Eine aufgelöste Stelle und eine beendete Besetzung werden zum Stichtag beendet, nicht entfernt. Alte Fassungen des Geschäftsverteilungsplans bleiben dadurch lesbar – und eine Zuständigkeit von vor drei Jahren lässt sich noch belegen.
Er wird nicht geschrieben, sondern aus Produktzuordnung und Aufbauorganisation abgeleitet – und jede Angabe zeigt, woher sie kommt.
Sie ordnen ein Produkt einer Einheit zu. Damit steht die Federführung für alle Prozesse dieses Produkts. Bei einem Wechsel in der Amtsleitung wird das Organigramm angefasst – nicht jeder einzelne Prozess.
Ein ausdrücklicher Eintrag am Prozess hat Vorrang vor der Ableitung. Die Ausnahme bleibt möglich, ohne dass sie zur Pflegearbeit für alles andere wird.
In Liste, Detail und PDF ist erkennbar, ob eine Zuständigkeit geerbt oder gepflegt ist. Ein geerbter Eintrag darf nicht aussehen wie ein bestätigter – sonst prüft ihn niemand mehr.
Erben umgekehrt nach unten und sind auf Produkt-, Fachaufgaben- oder Prozessebene zuweisbar. Die Federführung bleibt davon unberührt: Sie kommt aus genau einer Quelle.
Prozesse ohne Federführung, doppelte Federführung, Produkte ohne Einheit, Einheiten ohne Leitung, verwaiste Zuordnungen. Ein Plan, der seine eigenen Fehlstellen benennt, ist mehr wert als einer, der vollständig aussieht.
Eine Fassung friert Datenstand, PDF und dessen SHA-256-Prüfsumme ein, mit Ausgabedatum und Ersteller. Die Stichtagsabfrage liest die Fassung, statt den Stand zu rekonstruieren – und zwei Fassungen lassen sich vergleichen.
Der OZG-Umsetzungskatalog ordnet Verwaltungsleistungen nicht nach Behörden, sondern danach, in welcher Situation Menschen und Unternehmen sie brauchen: 18 Themenfelder, 54 Lebens- und Geschäftslagen, 575 Leistungen. Er ist damit die Außensicht auf genau die Verwaltung, die Produktplan und Prozesskatalog von innen beschreiben – und in Ordivis Platform sind beide Seiten verbunden.
Die Vollzugsebene steht in der LeiKa-Typisierung – und die unterscheidet an einer entscheidenden Stelle nicht weiter: Bei vielen Leistungen heißt der Wert „Land oder Kommune“, weil das Landesrecht je Bundesland entscheidet, wer vollzieht. Ordivis Platform zeigt genau das an, statt daraus eine kommunale Zuständigkeit abzuleiten. Der Filter „Nur was uns betrifft“ blendet deshalb ausschließlich aus, was nachweislich eine andere Ebene betrifft.
Und: „Noch nicht bewertet“ ist ein eigener Zustand, nicht Reifegrad 0. Eine nicht getroffene Aussage als „nur Information“ zu zählen, ließe den Digitalisierungsstand systematisch zu gut aussehen.
Zu unserer Maxime gehört, die Grenzen zu benennen, bevor Sie sie im Betrieb finden.
Der Produktplan gliedert das Leistungsspektrum für die Haushaltssteuerung – er beantwortet, wofür Geld ausgegeben wird. Der Prozesskatalog beschreibt, wie die Leistung erbracht wird: Auslöser, Schritte, Ergebnis, Rechtsgrundlage. Beide beschreiben dieselbe Verwaltung aus zwei Blickwinkeln; Ordivis Platform führt sie zusammen.
Nein. Der Katalog erzeugt keine Konfigurationselemente. Erst die Übernahme legt einen Geschäftsprozess im Bestand an – wiederholbar, mit Vorschau, ohne Verdopplung.
Aus dem Material der KGSt, lizenziert unter Creative Commons Namensnennung 3.0 Deutschland (CC BY 3.0 DE). Der Quellenvermerk ist als Datum am Katalogstand hinterlegt statt im Programm fest verdrahtet – ein neuer Katalogstand bringt seinen eigenen Vermerk mit.
Weil sonst jeder Wechsel in der Amtsleitung hunderte Einzelpflegen auslöst. Eine Zuordnung Produkt zu Einheit trägt alle Prozesse dieses Produkts; der ausdrückliche Eintrag am Prozess bleibt als Ausnahme möglich.
Ja, über CSV mit einer Zeile je Stelle. Der Export liefert genau die Spalten, die der Import erwartet. Vorschau vor dem Schreiben, abgewiesene Zeilen werden gemeldet statt verschluckt, ein zweiter Lauf ändert nichts.
Nein – aber sie teilen sich die Datenbasis. Der Geschäftsprozess ist dasselbe Konfigurationselement, auf das sich Notfallmanagement, ISMS und Verarbeitungsverzeichnis beziehen. Wer den Prozess einmal beschreibt, hat ihn überall.
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