Dienststellenleitung
Liest jedes Schreiben und drückt Gesichtet – oder die Leertaste. Das nächste öffnet sich von selbst. Verteilknöpfe gibt es an diesem Arbeitsplatz gar nicht: Verteilt wird hier nicht, auch nicht versehentlich.
Dienststellenleitung · Büroleitung · Sekretariat
Gesichtet. Verteilt. Nachweisbar.
Die eingescannte Post liegt in einem Ordner auf dem Server. Ordivis™ Postmappe zeigt sie nacheinander an – lesen, und mit einem Klick geht das Schreiben an den zuständigen Fachbereich. Kein Umlauf, kein Handzeichen auf Papier.
Kein Kennwort, keine Registrierung, kein Termin. Herunterladen, Eingangsordner eintragen, an Ihrem eigenen Stapel ausprobieren.
14 Tage · voller Umfang
Ohne Administratorrechte · installiert ins Benutzerprofil
Windows-Programm, kein Server nötig
Arbeitet auf Ihrer Dateiablage
Keine Cloud, keine Datenbank im Netz
Der Ablauf zu zweit
Der Stapel bleibt liegen – weitergereicht wird der Sichtvermerk.
Die Papiermappe geht erst zur Dienststellenleitung und danach zur Büroleitung. Digital ist dieser Weg nicht mehr nötig.
Und von dort geht es weiter: an die Fachbereiche, von denen an die Sachgebiete – in derselben Anwendung.
Büroleitung
Sieht zu jedem Schreiben, wer es schon gesichtet hat – als Streifen über der Seite, mit Name und Uhrzeit. Damit ist klar, was verteilt werden darf. Der Stapel lässt sich auf nur gesichtete einschränken.
Über mehrere Ebenen
Die Post geht ihren Weg durchs ganze Haus.
Alle Ebenen starten dieselbe Anwendung und teilen sich eine Konfiguration. Was der Einzelne sieht, hängt allein davon ab, welche Stelle seinem Arbeitsplatz zugeordnet ist.
Dienststellenleitung
Sieht den Posteingang des Hauses und verteilt an die Fachbereiche – an einen oder an mehrere zugleich, mit Auflage und Frist.
Fachbereich
Bekommt die Post in seinen eigenen Ordner, sichtet sie und verteilt weiter an seine Sachgebiete. Derselbe Ablauf, eine Ebene tiefer.
Sachgebiet
Sieht, von wem das Schreiben kam, was aufgegeben wurde und wer es sonst noch bekommen hat. Und verteilt weiter, wenn es darunter noch etwas gibt.
Jeder Arbeitsplatz trägt dafür nur eine Angabe: auf welcher Stelle er sitzt. Posteingang und Verteilknöpfe leiten sich daraus ab. Ein Ordner, zwei Rollen – für die Ebene darüber ist er das Verteilziel, für die Stelle selbst der Posteingang. Der ganze Leistungsumfang →
Was Verteilen hier heißt
Die Datei liegt wirklich dort.
Kein Vermerk in einer Datenbank, der behauptet, das Dokument sei beim Fachbereich. Jede
Stelle bekommt ein eigenes Exemplar in ihren Ordner – dort, wo die Kolleginnen und
Kollegen ohnehin arbeiten. Das Schreiben verlässt dabei den Eingang: Die Urschrift wandert
in die Ablage _Verteilt und bleibt auffindbar.
Damit braucht die empfangende Stelle das Programm nicht, um an ihre Post zu kommen. Und es gibt keinen Zustand, in dem Anzeige und Dateibestand Verschiedenes behaupten – gemeldet wird erst, wenn nachgesehen ist, dass die Datei angekommen ist.
Am Bildschirm
So sieht der Arbeitsplatz aus
Aufnahmen aus dem laufenden Programm. Die Schreiben darin sind Musterinhalte.
Wie lange läuft Ihre Postmappe durchs Haus?
Sehen Sie selbst nach – an Ihrem eigenen Stapel, heute noch. Herunterladen, Eingangsordner eintragen, loslegen: vierzehn Tage voller Umfang, ohne Registrierung und ohne Termin. Fragen zu Preis oder Einführung beantworten wir auf Anfrage.