Dienststellenleitung
Liest jedes Schreiben und drückt Gesichtet – oder die Leertaste. Das nächste öffnet sich von selbst. Fachbereichs-Knöpfe gibt es an diesem Arbeitsplatz gar nicht: Verteilt wird hier nicht, auch nicht versehentlich.
Dienststellenleitung · Büroleitung · Sekretariat
Die eingescannte Post liegt in einem Ordner auf dem Server. Ordivis Postmappe zeigt sie nacheinander an – lesen, und mit einem Klick geht das Schreiben an den zuständigen Fachbereich. Kein Umlauf, kein Handzeichen auf Papier.
Der Ablauf zu zweit
Die Papiermappe geht erst zur Dienststellenleitung und danach zur Büroleitung. Digital ist dieser Weg nicht mehr nötig.
Liest jedes Schreiben und drückt Gesichtet – oder die Leertaste. Das nächste öffnet sich von selbst. Fachbereichs-Knöpfe gibt es an diesem Arbeitsplatz gar nicht: Verteilt wird hier nicht, auch nicht versehentlich.
Sieht zu jedem Schreiben, wer es schon gesichtet hat – als Streifen über der Seite, mit Name und Uhrzeit. Damit ist klar, was verteilt werden darf. Der Stapel lässt sich auf nur gesichtete einschränken.
Was Verteilen hier heißt
Kein Vermerk in einer Datenbank, der behauptet, das Dokument sei beim Fachbereich. Das Schreiben verlässt den Eingangsordner und liegt danach im Ordner des Fachbereichs – dort, wo die Kolleginnen und Kollegen ohnehin arbeiten.
Damit braucht der Fachbereich das Programm nicht, um an seine Post zu kommen. Und es gibt keinen Zustand, in dem Anzeige und Dateibestand Verschiedenes behaupten.
Wir zeigen Ihnen den Ablauf an einem echten Stapel – Sichten, Vermerk, Verteilen.