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Administration publique · communes · autorités régionales

Le pilotage se fait par produits. Le travail se fait par processus.

Depuis le passage à la comptabilité d’exercice, l’administration planifie et pilote par produits. Le travail, lui, suit des processus – avec un déclencheur, des étapes, un résultat et une base légale. Le plan de répartition des tâches doit relier les deux mondes et se trouve en pratique périmé le jour de sa signature. Ordivis Platform réunit le plan de produits, le catalogue de processus et votre organigramme dans un seul système – et en déduit le plan de répartition des tâches.

Convenir d’une démonstration Comment naît le plan
5 019 processus administratifs en référence 148 produits du plan de produits communal Sur site dans votre propre centre de données
Catalogue de produits Catalogue de processus Cartographie des processus Organigramme Postes & affectations Fonctions de délégué Représentation graphique Plan de répartition des tâches Rapport de contrôle Versions avec somme de contrôle
462tâches spécialisées
100 %des processus avec base légale
3niveaux administratifs filtrables
CC BYmatériel KGSt, 3.0 DE
La rupture

Deux ordres qui ne se parlent pas

L’administration tient son offre de prestations dans le plan de produits et ses compétences dans le plan de répartition des tâches. Ce qu’elle fait, ne figure dans aucun des deux.

Le plan de produits répond à la question de savoir à quoi l’argent est dépensé – c’est un instrument de pilotage budgétaire, jamais conçu pour décrire le travail. Le plan de répartition répond à qui est compétent ; il naît comme document texte, est publié en annexe du règlement intérieur et vieillit dès la première réorganisation. Et le processus – ce qui se déroule réellement – est au mieux consigné dans un troisième outil, relié à aucun des deux.

Les conséquences sont connues : des compétences que plus personne ne peut prouver. Une intégration qui repose sur le bouche-à-oreille. Des règles de suppléance introuvables en cas de maladie. Et à chaque réorganisation le même travail manuel, parce que la compétence a été saisie des centaines de fois au lieu d’une.

Orienté produits – l’état d’hier

  • Le plan de produits pilote le budget, pas le travail.
  • Le plan de répartition est un document texte daté de sa publication.
  • La compétence tient aux personnes, pas aux postes.
  • Les processus sont, au mieux, décrits dans un outil à part.
  • Une réorganisation signifie : tout refaire à la main.

Orienté processus – ce qu’en fait Ordivis Platform

  • Produit et processus figurent dans un catalogue, mis en relation.
  • Le plan de répartition est généré à partir des données, non rédigé.
  • La compétence tient à l’unité et aux postes.
  • Le processus est le support – avec base légale et niveau administratif.
  • Une réorganisation signifie : toucher à l’organigramme, rien d’autre.
Brique 1

Un catalogue de référence déjà présent

Aucun projet de déploiement, aucun import Excel, aucun conseil externe simplement pour commencer. Le plan de produits communal et le catalogue de processus sont livrés et consultables dès le premier démarrage.

QuoiVolumeRemarque
Domaines principaux6le niveau supérieur du plan de produits communal
Domaines de produits16dont 13 portent des processus
Groupes de produits41
Produits148le niveau auquel le pilotage est affecté
tâches spécialisées462le lien entre produit et processus
Processus administratifs5 0194 518 processus cœur, 445 support, 56 de pilotage
avec base légale5 019chaque processus nomme sa norme
avec référence LeiKa4 389lien vers le catalogue des prestations administratives
Niveaux administratifs3commune/ville (1 718), syndicat intercommunal (2 925), Land (376)

Chaque processus est rattaché à un domaine de produits

C’est le point où les deux ordres se rejoignent : aucun processus du catalogue ne pointe dans le vide. L’inverse n’est pas vrai – 13 des 16 domaines de produits portent des processus ; le soutien au sport, l’économie et le tourisme ainsi que les prestations financières centrales ne sont pas couverts. Nous l’écrivons parce que c’est exact.

Un catalogue n’est pas un référentiel

Le catalogue est une référence et ne crée aucun élément de configuration. Seule la reprise crée un processus métier dans votre référentiel – pour les processus que votre administration exécute réellement. La reprise est répétable, montre un aperçu et ne crée rien en double.

La raison est pratique : 5 019 processus enregistrés seraient 5 019 numéros, lignes d’audit et résultats de recherche pour du matériel qu’une commune n’exécute, pour une bonne part, jamais. Un catalogue qui rend la recherche inutilisable n’aide personne.

Une cartographie plutôt qu’une liste

Trois bandes – pilotage, cœur de métier, support – avec tuiles et nombres, jusqu’à la liste des processus en un clic. Le filtrage se fait par niveau administratif et type de processus ; le niveau est préréglé sur commune/ville, car sans filtre il y aurait 5 019 processus et donc plus de carte.

Source : matériel de la KGSt (organisme commun des communes allemandes pour la gestion administrative), sous licence CC BY 3.0 DE. La mention de source apparaît dans le produit partout où des données du catalogue sont visibles.

Brique 2

Votre administration, intégralement représentée

Non pas un organigramme à regarder, mais la structure sur laquelle s’appuie le plan de répartition des tâches.

Unités

Directions, services, offices, sections, unités d’état-major et régies – créer, modifier, déplacer, supprimer. Lors d’un déplacement, un contrôle de cycle empêche les arbres inversés ; n’est supprimé que ce qui ne porte plus rien.

Postes

Avec l’identifiant tel qu’il figure au plan et la quotité en équivalents temps plein. Exactement un poste par unité est la direction – comme poste, non comme champ de personne.

Affectations

Avec quotité et validité. Deux personnes à 50 % font deux affectations ; le total ne peut dépasser 100 %. Les suppléances ne comptent pas – elles s’appliquent en cas d’absence.

Fonctions de délégué

Délégués à la sécurité de l’information, à la protection des données, à la sécurité incendie, à l’égalité – avec exercice et suppléance dans une seule entrée. Expressément distinctes des droits logiciels et des rôles de cellule de crise.

Représentation graphique

Dessiné à partir des mêmes données, exportable en PNG pour le manuel, l’affichage et les rapports. Aucun second lieu de saisie qui diverge.

Échange CSV

Un tableau plat, une ligne par poste – la forme sous laquelle une administration tient de toute façon son organisation. L’export est en même temps le modèle d’import : télécharger, compléter dans Excel, réinjecter.

Pourquoi la direction est un poste

Une référence à une personne ne peut pas représenter ce qui est le quotidien d’une administration : une direction vacante, une direction partagée ou une direction assurée par un suppléant . La direction est donc un poste doté d’un marqueur, et qui l’occupe est une affectation avec quotité et période. Un changement à la tête du service modifie l’affectation – pas le plan de répartition des tâches.

Rien n’est supprimé

Un poste dissous et une affectation terminée sont clos à une date, non retirés. Les anciennes versions du plan restent ainsi lisibles – et une compétence d’il y a trois ans peut encore être prouvée.

Brique 3

Le plan de répartition des tâches en découle

Il n’est pas rédigé mais déduit de l’affectation des produits et de l’organigramme – et chaque information montre son origine.

  1. Un produit, une unité

    Vous affectez un produit à une unité. Le pilotage est ainsi établi pour tous les processus de ce produit. Lors d’un changement à la tête du service, on touche à l’organigramme – pas à chaque processus.

  2. Le cas particulier prime la règle

    Une inscription explicite sur le processus prime la déduction. L’exception reste possible sans devenir un travail de saisie pour tout le reste.

  3. La provenance est indiquée

    Dans la liste, le détail et le PDF, on voit si une compétence est héritée ou saisie. Une entrée héritée ne doit pas ressembler à une entrée confirmée – sinon plus personne ne la vérifie.

  4. Réalisation, consultation, information

    Elles s’héritent à l’inverse vers le bas et s’attribuent au niveau du produit, de la tâche spécialisée ou du processus. Le pilotage n’en est pas affecté : il provient d’une seule source.

  5. Le rapport de contrôle nomme les lacunes

    Processus sans pilotage, pilotage double, produits sans unité, unités sans direction, affectations orphelines. Un plan qui nomme ses propres lacunes vaut mieux qu’un plan qui paraît complet.

  6. Des versions citables

    Une version fige l’état des données, le PDF et sa somme de contrôle SHA-256, avec date d’édition et auteur. La requête à date lit la version au lieu de reconstituer l’état – et deux versions se comparent.

En détail : le plan de répartition des tâches comme logiciel →
Loi sur l’accès en ligne

La même administration, vue de l’extérieur

Le catalogue de mise en œuvre OZG classe les prestations non par autorité, mais selon la situation dans laquelle les personnes et les entreprises en ont besoin : 18 domaines thématiques, 54 situations de vie et d’activité, 575 prestations. C’est donc la vue extérieure de la même administration que le plan de produits et le catalogue de processus décrivent de l’intérieur – et dans Ordivis Platform les deux faces sont reliées.

  • Chaque prestation trouve ses processus. Le lien se fait par la clé LeiKa au niveau du produit – elle pointe vers un produit, mais vers jusqu’à 722 processus. Le pilotage découle de l’affectation du produit : qui est compétent au plan l’est aussi pour la prestation OZG.
  • État de mise en œuvre par prestation. Niveau de maturité OZG de 0 à 4, type de mise en œuvre (développement propre, réutilisation EfA, mise à disposition EfA, réseau de portails), l’application métier utilisée et le service en ligne.
  • L’état de la numérisation en découle. Niveaux de maturité, types de mise en œuvre et degré d’affectation par domaine thématique et par unité – sans tenir une seconde liste.
  • Le rapport de contrôle nomme la rupture. Niveau 2 sans application métier renseignée, réutilisation EfA sans indication du fournisseur, prestation sans affectation.
  • Textes fédéraux unifiés inclus. Texte intégral, pièces requises, délais, coûts et bases légales issus des catalogues FIM de l’État – livrés avec le produit, utilisables sans accès Internet.
  • Rapprochement avec les processus de référence fédéraux. Sur demande, le déroulement de référence modélisé est récupéré et confronté à votre définition de processus validée.

Ce que la source ne dit pas, nous ne l’affirmons pas

Le niveau d’exécution figure dans la typologie LeiKa – et sur un point décisif, elle ne distingue pas davantage : pour de nombreuses prestations, la valeur est « Land ou commune », car le droit régional décide, selon le Land, qui exécute. Ordivis Platform affiche exactement cela au lieu d’en déduire une compétence communale. Le filtre « uniquement ce qui nous concerne » ne masque donc que ce qui relève manifestement d’un autre niveau.

Et : « pas encore évalué » est un état à part, et non le niveau 0. Compter une appréciation non rendue comme « information seule » ferait paraître l’état de la numérisation systématiquement meilleur qu’il n’est.

En pratique

Ce que cela change un mardi

  • Réorganisation : Un service est scindé. Vous déplacez des unités et réaffectez des produits – le plan suit.
  • Maladie : Qui remplace la déléguée à la protection des données ? C’est sur l’entrée, pas dans un courriel de 2023.
  • Intégration : Une nouvelle instructrice voit quels processus porte son poste et sur quelle base légale.
  • Contrôle des comptes : La compétence à une date donnée – depuis la version figée, avec somme de contrôle.
  • Numérisation : Le processus est décrit avant qu’on ne parle de son automatisation.
  • Sécurité de l’information : Le processus tient aux éléments de configuration qui le portent – les mêmes données que dans le SMSI.
Nous montrons ce qui est

Ce que ce domaine ne fait pas

Notre maxime inclut de nommer les limites avant que vous ne les trouviez en exploitation.

  • Pas de substitut à votre règlement intérieur. Le plan généré est une base – c’est vous qui le publiez.
  • Le catalogue n’est pas votre administration. C’est du matériel de référence ; quels processus vous tenez, c’est vous qui en décidez.
  • Trois domaines de produits sans processus. Soutien au sport, économie et tourisme, prestations financières centrales.
  • Pas d’automatisation du workflow de l’application métier. Le processus est décrit ; il s’exécute dans vos applications métier.
  • Le catalogue de produits, le plan de répartition et le catalogue OZG n’apparaissent que avec le type d’organisation administration publique. L’organisation des procédures et l’organigramme sont ouverts à tous.
  • Pas de transmission au réseau de portails. L’état de mise en œuvre est tenu et analysé chez vous – Ordivis Platform ne transmet rien au tableau de bord de l’administration numérique.
  • Ordivis Platform est en phase pilote – le premier client pilote l’utilise en production ; disponible pour tous à partir du 1er janvier 2027. Voir la maturité des modules.
Questions fréquentes

Réponses brèves et honnêtes

Quelle différence entre le plan de produits et le catalogue de processus ?

Le plan de produits structure l’offre de prestations pour le pilotage budgétaire – il répond à à quoi l’argent est dépensé. Le catalogue de processus décrit comment la prestation est fournie : déclencheur, étapes, résultat, base légale. Les deux décrivent la même administration sous deux angles ; Ordivis Platform les réunit.

Le catalogue crée-t-il 5 019 enregistrements dans mon système ?

Non. Le catalogue ne crée aucun élément de configuration. Seule la reprise crée un processus métier dans le référentiel – répétable, avec aperçu, sans doublon.

D’où viennent les données ?

Du matériel de la KGSt, sous licence Creative Commons Attribution 3.0 Allemagne (CC BY 3.0 DE). La mention de source est enregistrée comme date sur l’état du catalogue plutôt que codée en dur – un nouvel état du catalogue apporte sa propre mention.

Pourquoi le pilotage est-il déduit plutôt que saisi sur le processus ?

Parce que sinon chaque changement à la tête d’un service déclencherait des centaines de saisies. Une affectation produit–unité porte tous les processus de ce produit ; l’inscription explicite sur le processus reste possible en exception.

Puis-je reprendre mon organigramme existant ?

Oui, par CSV avec une ligne par poste. L’export fournit exactement les colonnes attendues à l’import. Aperçu avant écriture, les lignes refusées sont signalées et non avalées, une seconde exécution ne change rien.

Ai-je besoin des autres modules pour cela ?

Non – mais ils partagent les mêmes données. Le processus métier est le même élément de configuration auquel se réfèrent la gestion des urgences, le SMSI et le registre des traitements. Décrivez le processus une fois, vous l’avez partout.

Voyez ce qui fonctionne déjà aujourd’hui.

Nous vous montrons le domaine Organisation sur de vraies données – catalogue, organigramme et un plan de répartition généré, en visioconférence.

Convenir d’une démonstration