FR
Demander une démo
Administration publique

Logiciel de plan de répartition des tâches

Le plan de répartition des tâches définit quelle unité d’une administration est compétente pour quelle tâche. Il complète le règlement intérieur et sert de base aux règles de suppléance, aux pouvoirs de signature et à la tenue des dossiers.

Dans la plupart des administrations, c’est un document texte. C’est là que commence le problème : la compétence est rédigée séparément pour chaque tâche, et chaque réorganisation impose de relire tout le document. Le plan est exact le jour de sa signature et de moins en moins ensuite.

Ordivis Platform inverse la logique : la compétence n’est pas rédigée, elle est déduite – d’une affectation produit–unité et de votre organigramme tenu à jour.

Une seule source pour le pilotage

Le pilotage – le A du système RACI – provient d’ une seule affectation : produit vers unité. En découle la compétence pour tous les processus de ce produit. Une inscription explicite sur un processus prime cette déduction ; l’exception reste possible sans devenir la règle.

La réalisation (R), la consultation (C) et l’information (I) s’héritent à l’inverse vers le bas et s’attribuent au niveau du produit, de la tâche spécialisée ou du processus. Qui fixe une obligation de consultation pour tout un produit n’a pas à la répéter sur chaque processus.

La provenance figure sur l’entrée

Dans la liste, le détail et le PDF, on voit d’où provient une information :

ProvenanceSignification
explicitesaisie sur le processus – prime toute déduction
du produitde l’affectation produit → unité
du groupe de produitsaffecté un niveau plus haut dans le plan de produits
de l’unité parentepar la hiérarchie de l’organigramme
de la tâche spécialiséepour la réalisation, la consultation et l’information
manquanteaucune compétence trouvée – figure au rapport de contrôle

La raison de cette visibilité est simple : une entrée héritée ne doit pas ressembler à une entrée confirmée. Sinon plus personne ne la vérifie – et un plan où tout paraît également sûr est plus dangereux qu’un plan aux lacunes visibles.

De l’état des données au document publiable

  1. Tenir l’organigramme à jour

    Unités, postes avec identifiant, affectations avec quotité et suppléance, fonctions de délégué. L’existant peut être importé en CSV.

  2. Affecter les produits

    Une affectation initiale exploite la proposition de services du catalogue de processus et crée des affectations là où une unité du même nom existe – marquée comme proposition jusqu’à votre confirmation.

  3. Lire le rapport de contrôle

    Processus sans pilotage, pilotage double, produits sans unité, unités sans direction, affectations orphelines – tout avant la publication, pas après.

  4. Figer une version

    État des données, PDF et somme de contrôle SHA-256 avec date d’édition et auteur. La requête à date lit la version au lieu de reconstituer l’état.

  5. Comparer des versions

    Qu’est-ce qui a changé entre deux états ? La réponse est une requête, pas un exercice de comparaison de texte dans Word.

Questions fréquentes

Quelle différence entre un organigramme et un plan de répartition des tâches ?

L’organigramme montre la structure – quelle unité dépend de laquelle. Le plan de répartition répartit les tâches sur cette structure. Ordivis Platform génère les deux à partir des mêmes données, ils ne peuvent donc pas diverger.

Le plan généré est-il juridiquement contraignant ?

Non. Il le devient par sa publication par la direction de votre administration. Le logiciel fournit la base, documente l’état des données et rend la version citable – la publication reste votre acte administratif.

Que se passe-t-il lors d’une réorganisation ?

Vous déplacez des unités et réaffectez des produits. Le plan suit. Ce qui représentait des centaines de saisies devient une poignée de modifications de l’organigramme.

Pouvons-nous gérer des compétences hors catalogue ?

Oui. Le plan peut être complété par des entrées libres par unité – pour ce qu’aucun produit du catalogue ne couvre. Ces entrées sont marquées comme ajouts manuels et ne se perdent pas lors d’une regénération.

Convenir d’une démonstration Tout le domaine Organisation →